2.4 Документация проекта

Сохранить знание о выставке между сезонами.

Правила

1. Три документа обязательны: регламент выставки (правила для всех участников), технический регламент площадки (что можно строить и подключать), сервисная книга экспонента (что и когда он обязан сдать, что может заказать).
2. Регламент — часть договора. Правило, которого нет в договоре, невозможно применить к нарушителю.
3. Все решения-исключения записываются: кому, что, на каком основании. На следующий год это либо новое правило, либо отказ со ссылкой на прецедент.
4. После выставки собирается разбор: что сорвалось, почему, что меняем. Разбор пишется в течение двух недель, пока помнят детали.
5. Архив сезона хранится целиком: план павильона, прайс, договоры, отчёты, фото, метрики. Следующий сезон начинается с него, а не с чистого листа.

Как проверить себя

Может ли новый менеджер собрать выставку по вашим документам без вас? Если нет, знание держится на людях и уйдёт с ними.

Типичные ошибки

Регламент есть, но на него никто не ссылается. Разбор проводится через два месяца и состоит из «в целом неплохо».